Để quản lý một nhà hàng hay phức tạp hơn là một chuỗi nhà hàng, bạn không thể chỉ có những chiếc camera và người giám sát.
Thực tế việc vận hành một nhà hàng cũng tương tự như cách vận hành một doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều vấn đề cần được theo dõi sát sao.
Vậy làm thế nào để có thể kiểm soát được mọi hoạt động cũng như con người đang trực tiếp làm việc tại nhà hàng?
Làm sao để quản lý được doanh thu, kiểm soát được thất thoát cũng như xây dựng kế hoạch, định hướng giúp nhà hàng, chuỗi nhà hàng ngày càng phát triển?
Để trả lời một cách rành mạch, cụ thể những câu hỏi trên không phải là một điều dễ và cần nhiều thời gian để kiểm chứng.
Tuy vậy, nếu đang là chủ hoặc giữ vai trò quản lý, bạn vẫn có thể dựa vào phần mềm với những tính năng cơ bản giúp bạn kiểm soát tối đa các hoạt động, nhân sự, khách hàng, thu chi… được xây dựng, điều chỉnh dựa trên những tiêu chí dành riêng cho nhà hàng hoặc chuỗi F&B của mình.
1. QUẢN LÝ NHÂN SỰ NỘI BỘ
1.1. Quản lý thu ngân
Thu ngân là những người trực tiếp làm công việc giao dịch thanh toán với khách hàng.
Đôi khi, vị trí này còn kiêm cả nhiệm vụ phục vụ, nhận order hoặc hỗ trợ các công việc khác khi khách đến, khách đi.
Thu ngân là một vị trí rất quan trọng, quản lý trực tiếp doanh thu của nhà hàng. Chính bởi vậy, bên cạnh việc tuyển dụng những người đáng tin cậy, chủ nhà hàng cần có thêm các công cụ cần thiết để kiểm soát dòng tiền mỗi ngày, tránh thất thoát. Đây cũng là yếu tố quan trọng nhất mà phần mềm quản lý thu ngân cần đảm bảo.
Các khâu trong quá trình quản lý thu ngân thường gặp bao gồm:
● Tạo lập order, xác lập giao dịch
Tạo lập order trực tiếp bằng tay tại quầy: Đây là hình thức order, gọi món theo cách thủ công truyền thống. Lúc này, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu trực tiếp trên hệ thống và kết nối với bộ phận phục vụ là xong.
Tạo lập order thông qua các thiết bị kết nối tại nhà hàng: Ở một số nhà hàng sang trọng, hiện đại, sẽ có bộ phận phục vụ trực tiếp thực hiện việc order này bằng thiết bị kết nối như điện thoại, máy tính bảng. Đôi khi, thao tác này có thể do khách trực tiếp thực hiện tại nhà hàng. Lúc này, thu ngân chỉ cần xác nhận và chuyển tới bộ phận chế biến là hoàn tất.
Tạo lập order từ xa, đặt hẹn order: Hoạt động này xảy ra khi khách hàng đặt đồ, gọi món trên website hay trên các nền tảng khác. Lúc này, thu ngân cần nắm được thông tin ngay để tiếp nhận và quản lý.
Thêm/huỷ các món trong order của khách hàng: Đây là một vấn đề cần kiểm soát kỹ để tránh thất thoát. Phần mềm cần có sự phân quyền hoặc giám sát để đảm bảo mọi thao tác đều chuẩn so với những gì khách yêu cầu. Ngoài ra, thu ngân cũng cần đảm bảo nhập các phần liên quan tới giảm giá, ưu đãi… cho khách hàng trên phần mềm
● Kết thúc giao dịch, tạo lập hoá đơn
Sau khi kết thúc việc ăn, uống, khách hàng sẽ trực tiếp thanh toán. Lúc này, thu ngân cần xác lập đúng số tiền theo thực tế order để xuất hoá đơn cho chính xác.
Tổng hợp nguồn tiền về hàng ngày và báo cáo: kết thúc mỗi ngày hoặc mỗi ca giao dịch, nhân viên thu ngân cần tổng hợp, thống kê và báo cáo số tiền thu được trên hệ thống. Đồng thời sau đó, các lệnh quản lý liên quan tới dòng tiền thu ngân cần được bàn giao rõ ràng cho nhà quản lý hoặc thu ngân ca sau/ngày hôm sau.
1.2. Quản lý phục vụ trực tiếp
Đối với khối phục vụ trực tiếp tại nhà hàng bao gồm: nhân viên bếp/pha chế, nhân viên order, bảo vệ…, phần mềm quản lý nhà hàng cần kiểm soát được các yếu tố:
● Danh sách người làm việc theo vị trí - ca làm việc
● Mô tả nhiệm vụ công việc và kết quả thực hiện công việc hàng ngày
Đối với hạng mục này, phần dữ liệu đầu vào không cần quá nhiều.
Tuy nhiên, cần có sự linh hoạt điều chỉnh cho từng quy mô, thực tế vận hành để đảm bảo không gây rối rắm, chồng chéo. Đôi khi, việc quản lý bộ phận này cũng có thể gộp chung vào danh mục quản lý nhân sự.
1.3. Quản lý khối văn phòng
Khối văn phòng ở các nhà hàng thường không có quá nhiều ban, bộ phận. Chủ yếu khối này thường sẽ có kế toán, kinh doanh, quản lý tổng thể.
Đối với việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để quản lý khố văn phòng, phần mềm cần đảm bảo có các điều kiện, chức năng bao gồm:
● Quản lý có mặt/vắng mặt hàng ngày
● Quản lý công việc hàng ngày của mỗi cá nhân, tiến trình thực hiện công việc
● Quản lý công việc, hiệu quả công việc của từng bộ phận.
2. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
2.1. Quản lý khách hàng đi/đến
Trước đây, việc quản lý lượng khách hàng trong một ngày, một tháng hay một năm thường được thực hiện một cách khá thủ công. Điều này dường như không quá khó đối với một nhà hàng nhỏ. Tuy nhiên, nếu là một nhà hàng lớn với lượng khách đông đúc hay mô hình chuỗi thì chắc chắn hình thức trên là không phù hợp.
Trên thực tế, yêu cầu của phần mềm này không hề phức tạp. Đôi khi, nó sẽ được tích hợp luôn với hệ thống hoá đơn của thu ngân. Căn cứ trên dữ liệu này, nhà quản lý sẽ nhìn thấy rõ tình trạng kinh doanh của nhà hàng để có những biện pháp điều chỉnh hợp lý.
Ngoài ra, chức năng quản lý khách đến - đi của nhà hàng còn cần phải cung cấp dữ liệu chính xác về vị trí ngồi, sản phẩm khách lựa chọn. Từ đây, những người làm công tác phục vụ sẽ có thể chăm sóc khách hay dọn dẹp một cách dễ hơn.
2.2. Quản lý order khách
Quản lý order của khách không chỉ thuộc nhiệm vụ của bộ phận phụ trách order. Trên thực tế, để kiểm soát và phục vụ thực khách tốt nhất, tính năng này cần có sự kết nối chặt chẽ từ người thực hiện order - phòng bếp - thu ngân.
Theo đó, tính năng quản lý order cần có các trường bao gồm: menu nhà hàng, lựa chọn của khách theo menu, số lượng các món. Ngoài ra, phần mềm nên có thêm yếu tố định lượng thành phần, ghi chú thêm dành cho những khách hàng có nhu cầu riêng.
Phần mềm cũng nên bổ sung tính năng tạm tính để khách có thể nắm được sơ bộ.
2.3. Quản lý đặt bàn/huỷ bàn
Yêu cầu của tính năng này là cho phép người phụ trách trực tiếp (nhân viên phục vụ, thu ngân…) nắm chính xác được thông tin về bàn đặt. Thay vì nhớ nhớ quên quên hoặc bỏ sót khách hàng, phần mềm quản lý nhà hàng với chức năng quản lý đặt bàn, huỷ bàn sẽ làm nhiệm vụ “nhắc lịch", đảm bảo không có sự cố.
Bên cạnh việc thông báo cho người phụ trách trực tiếp tại bàn, quầy, tính năng này cũng cần được kết nối tới các bộ phận chuyên môn hơn như nhà bếp, khu pha chế.
Nhờ đó, các đầu bếp sẽ sắp xếp thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng, hạn chế sai sót thông tin, từ đó tránh được các lãng phí không cần thiết.
3. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
3.1. Quản lý thu
Thông thường, phần lớn nguồn thu của nhà hàng đến từ những dịch vụ đang bán cho khách hàng. Để kiểm soát được dòng tiền thu về, phần mềm cần kết nối chặt chẽ với hệ thống của thu ngân.
Tính năng này cần được kiểm soát theo từng ngày, từng tháng và lưu dữ liệu qua từng quý, năm. Đôi khi, nguồn thu còn có thể được chạy real-time (liên tục cập nhật theo từng giao dịch phát sinh) và người quản lý sẽ thấy trực tiếp trên màn hình hiển thị.
Ngoài ra, ở một số nhà hàng, chuỗi nhà hàng còn có những nguồn thu khác, chẳng hạn như đối tác quảng cáo, chia sẻ không gian kinh doanh… Khoản thu này vừa cần rõ ràng trên hệ thống, vừa cần được đồng bộ để “chảy" về quỹ chung để kiểm soát.
3.2. Quản lý chi
Như một doanh nghiệp thực thụ, nhà hàng cũng có rất nhiều các khoản cần phải chi.
Chính vì vậy, dòng tiền xuất ra cần được quản lý rõ ràng, từ đó đối chiếu với doanh thu để ra kết quả lợi nhuận.
Bởi lý do trên, chức năng quản lý chi trong phần mềm quản lý nhà hàng cần đảm bảo kiểm soát được tất cả các khoản như nguyên liệu, thanh toán điện nước, trả lương cho nhân viên,… Mỗi khoản chi cần được lập phiếu trực tiếp trên phần mềm, có lưu lại lịch sử rõ ràng.
Ngoài ra, các khoản chi này cũng cần được thể hiện rõ trên màn hình hiển thị của phần mềm cùng thông tin về người thực hiện, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện… Có như vậy, người phụ trách mới có thể dễ dàng kiểm soát, tiện trong việc kiểm tra và đối chiếu thông tin khi cần.
3.3. Quản lý công nợ
● Dành cho khách nợ trực tiếp nhà hàng
Với tính năng này, phần mềm cần cung cấp và hiển thị đầy đủ các thành phần công nợ bao gồm: tên khách hàng nợ, số tiền nợ, ngày tháng ghi nợ... Căn cứ vào đây, người quản lý sẽ đưa ra những hành động, có biện pháp xử lý cần thiết để tránh ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.
● Công nợ của nhà hàng với đối tác
Cùng với đó, phần công nợ của chính cửa hàng với khách hay các nhà cung cấp cũng sẽ được lưu trữ, tổng hợp ngay trên phần mềm. Dựa vào dữ liệu hiển thị, quản lý nhà hàng dễ dàng kiểm tra và có những kế hoạch phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.
4. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN
Hoá đơn của nhà hàng gồm 2 loại, một là hoá đơn in xuất hằng ngày cho khách hàng hay các giao dịch thông thường và hai là hoá đơn đỏ.
4.1. Hoá đơn in giao dịch hàng ngày
Với hoá đơn dành cho thực khách, các thông tin sẽ do thu ngân trực tiếp quản lý. Hoá đơn này sẽ được in, xuất liên tục và báo cáo thống kê theo ngày, có lưu dữ liệu. Hoá đơn có thể được in liên tục và có giá trị quản lý nội bộ.
4.2. Hoá đơn đỏ
Một hoá đơn khác quan trọng hơn đó là hoá đơn đỏ. Bởi hoá đơn đỏ sẽ liên quan tới thuế, thu nhập doanh nghiệp… nên cần được quản lý rất chặt chẽ. Thông thường, chỉ có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc những người quản lý cấp cao mới được kiểm tra, quản lý hệ thống này.
5. QUẢN LÝ KHO
Đối với nhà hàng, việc quản lý kho thường gắn chặt với nguyên liệu, dụng cụ phục vụ cho việc nấu ăn, pha chế… Người quản lý cần nắm rõ số lượng nguyên liệu đầu vào, lấy ra cũng như thời gian sử dụng của các nguyên liệu này. Những dữ liệu cần luôn luôn hiển thị trong trường quản lý này đó là:
- Nguyên liệu đầu vào
- Sản phẩm bán ra
- Những sản phẩm sắp hết
- Những sản phẩm sắp hết hạn
6. QUẢN LÝ KẾ HOẠCH, THỐNG KÊ, BÁO CÁO
Một phần không thể thiếu trong bất kỳ phần mềm quản lý nào đó là chức năng lập - quản lý kế hoạch, thống kê kết quả và báo cáo. Nhà quản lý cần phải biết chính xác các phòng, ban đang làm gì, tiến độ công việc, kết quả dự kiến…
Sau mỗi một ngày, tuần, tháng hay quý, những con số từ các tính năng con trong phần mềm cần tự động tổng hợp để ra các kết quả cuối cùng. Căn cứ vào đây, người quản lý sẽ nắm được tình hình hoạt động, phát triển của nhà hàng để từ đó có những sách lược phù hợp.
7. NHỮNG YÊU CẦU KHÁC CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
Bên cạnh 6 đầu mục cần có nêu trên, một phần mềm quản lý nhà hàng cũng cần phải có, đáp ứng được các yêu cầu khác mang tính đặc thù của lĩnh vực bao gồm:
7.1. Cài đặt dễ dàng, điều chỉnh linh hoạt
Điều này có nghĩa là căn cứ vào tình hình thực tế, quy mô cũng như mong muốn của người quản lý, đơn vị cung cấp phần mềm có thể dễ dàng điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp. Việc điều chỉnh có thể bao gồm việc thêm/bớt các tính năng, mở rộng các tính năng sẵn có hoặc tăng cường yếu tố bảo mật…
7.2. Có thể kiểm soát ở mọi vị trí
Người quản lý của nhà hàng hay bất kỳ lĩnh vực nào đều rất bận rộn. Vì vậy việc ngồi trực tiếp tại văn phòng và theo dõi các con số 24/7 là không khả thi. Chính bởi lý do trên, phần mềm quản lý nhà hàng cần được cài đặt trên nhiều thiết bị, có thể dễ dàng điều chỉnh mọi lúc, mọi nơi.
8. NHỮNG LƯU Ý KHI LỰA CHỌN & SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
Nhiều chủ nhà hàng cho rằng, chỉ cần mua phần mềm là mọi việc liên quan tới quản lý nhà hàng sẽ diễn ra trơn tru.
Tuy nhiên, đây là quan niệm chưa chính xác.
Nhà quản lý chỉ có thể thành công với phần mềm khi làm đúng những lưu ý sau đây.
8.1. Xác định mục đích của phần mềm
Nếu bạn không biết chính xác mình cần phần mềm quản lý để làm gì hay có những kỳ vọng rõ ràng, hãy đừng sử dụng. Muốn phần mềm quản lý nhà hàng phát huy được hiệu quả tối đa, điều đầu tiên bạn cần làm rõ mục đích, mong muốn.
Căn cứ trên những tiêu chí, yêu cầu đưa ra, bạn sẽ có thể chọn được sản phẩm phù hợp với đặc thù của lĩnh vực.
8.2. Xác định rõ những dữ liệu đầu vào, vai trò của từng cá nhân bộ phận
Chủ nhà hàng sẽ rất khó để quản lý, đọc dữ liệu hay đánh giá tính khả thi của phần mềm quản lý nếu không cung cấp, tạo lập được nguồn dữ liệu đầu vào đủ rõ ràng.
Dữ liệu đầu vào ở đây được hiểu là các trường thông tin mà ở đó, các chức năng, mô tả đã được chuẩn hoá.
Khi cập nhật vào và quản lý trên phần mềm, người chịu trách nhiệm sẽ chỉ cần đối chiếu theo những barem điểm đã có sẵn là thấy luôn được thông tin mong muốn.
8.3. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm
Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng, quyết định không chỉ trong quá trình cài đặt mà còn xuyên suốt quá trình sử dụng, lưu trữ dữ liệu trên phần mềm.
Để xác định chính xác khả năng cung ứng của nhà cung cấp, bên cạnh việc nhìn vào hồ sơ năng lực, hãy nhìn trực tiếp vào các mô hình mà đơn vị cung cấp đang triển khai.
Thậm chí, người quản lý nhà hàng cũng có thể yêu cầu cài đặt và dùng thử trước khi quyết định mua và sử dụng chính thức.
9. NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG
9.1. Đưa ra quá nhiều yêu cầu
Yêu cầu quá chung chung hay quá nhiều yêu cầu về những tính năng không thực sự cần thiết đôi khi lại gây khó khăn cho quá trình cài đặt và sử dụng.
Tốt nhất, bạn chỉ nên yêu cầu những tính năng cần thiết đối với đặc thù dịch vụ.
Với những tính năng rườm rà hay gây nhiễu loạn trong quá trình vận hành, tốt nhất nhà quản lý không nên đưa vào hoặc cần loại bỏ.
9.2. “Tham lam” quá nhiều tính năng
Cũng tương tự như việc đưa ra nhiều yêu cầu, việc có quá nhiều tính năng có vẻ như là một điều gì đó thể hiện khả năng của phần mềm.
Tuy nhiên, hãy cân nhắc thật kỹ xem bạn có thực sự muốn sử dụng đến chúng hay không.
Đôi khi, việc có quá nhiều tính năng trong một phần mềm còn dẫn tới việc phát sinh chi phí, làm ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, lợi nhuận của nhà hàng.
9.3. Chưa chú trọng tới bảo mật dữ liệu
Mỗi một tính năng nhỏ trong phần mềm quản lý nhà hàng đều có sự liên kết chặt chẽ với các tính năng khác.
Vì vậy nếu từng dữ liệu không được kiểm soát chặt chẽ, bảo mật cẩn trọng thì dữ liệu cuối cùng rất có thể sẽ sai lệch rất lớn.
Chưa kể việc không bảo mật dữ liệu còn có thể ảnh hưởng tới nhiều khía cạnh khác như rò rỉ thông tin, quản lý thiếu chặt chẽ…
10. SOCASOFT- PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG DỄ DÀNG, HIỆU QUẢ
Phần mềm quản lý nhà hàng là một phần mềm thuộc hệ thống phần mềm quản lý trực tuyến do Socasoft phát triển.
Được phát triển dựa trên công nghệ điện toán đám mây bởi đội ngũ kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao, am hiểu từng dịch vụ đặc thù, nhiệt tình trong chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, phần mềm quản lý nhà hàng của Socasoft hứa hẹn trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
10.1. Lợi ích của Socasoft mang lại cho khách hàng
● Đơn giản, hiệu quả: Người dùng sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng của Socasoft không cần phải mua bản quyền từng máy, có thể sử dụng bất cứ nơi nào, với bất cứ máy tính nào.
● Không cần cài đặt: Phần mềm quản lý nhà hàng của Socasoft không cần cài đặt nên sẽ không phát sinh rác gây chậm hệ thống, không đòi hỏi cấu hình phần cứng.
● Vận hành online: Phần mềm quản lý nhà hàng của Socasoft là phần mềm trực tuyến 24/24, có thể sử dụng bất cứ lúc nào.
● Tiết kiệm chi phí & quản lý: Phần mềm quản lý nhà hàng của Socasoft không cần đầu tư đội ngũ quản lý hệ thống phần mềm, không mất chi phí bảo trì phần mềm.
● Giao diện thân thiện: Phần mềm quản lý nhà hàng của Socasoft với màu sắc nhẹ nhàng, được Việt hóa hoàn toàn, rất dễ tiếp cận và sử dụng.
● Khác: Tương thích với Iphone, Ipad và các thiết bị di động chạy Android.
Hệ thống phần mềm được nâng cấp, bảo trì liên tục mà không mất chi phí.
10.2. Cơ chế bảo mật của Socasoft
● Mỗi đơn vị sử dụng được cung cấp một địa chỉ riêng biệt để sử dụng phần mềm.
● Tài khoản sử dụng được mã hóa một chiều (đảm bảo bảo mật tuyệt đối ).
● Dữ liệu được sao lưu liên tục hàng tuần, hàng tháng mà không mất chi phí.
● Ngoài ra, đơn vị sử dụng cũng có thể tự quản lý dữ liệu của mình thông qua phần mềm.
