Nói đến quản lý khách sạn thực sự là một công việc công phu, tỉ mỉ và phải hết sức cẩn thận và chính xác.
Mỗi ngày lượng khách ra vào khách sạn phải được kiểm soát chặt chẽ. Đồng thời, các công việc như theo dõi doanh thu, sổ sách, quản lý hàng hoá xuất nhập cho bếp cho kho cũng rất phức tạp.
Chính vì vậy, việc quản lý trên Ecxel thì không hề thuận tiện và nhất là không được cập nhật và nâng cấp dễ sinh ra sai sót. Cũng chính vì vậy việc chọn 1 phần mềm quản lý là cần thiết.
Tuy nhiên, không phải chọn cái là vừa ý ngay.
Sau đây là những kinh nghiệm thực tế cần thiết để bạn chọn được một phần mềm quản lý phù hợp và dễ dàng sử dụng cho toàn bộ nhân viên khách sạn.
1. SỬ DỤNG ĐƯỢC CẢ ONLINE VÀ OFFLINE
Đây là một điều mà mới bắt đầu tìm kiếm phần mềm bạn nên thực sự quan tâm.
Vì phần mềm quản lý khách sạn khác với các phần mềm khác là thường phải hoạt động 24/7. Mà lỡ như lúc nào mất điện hay sự cố mạng, không làm được thì rất phiền.
a. Chuyển đổi được từ online sang offline
Như đã nói trên khách sạn hoạt đông liên tục 24/7 nên việc phần mềm phải có chức năng chuyển đổi được từ online sang offline hoặc ngược lại để giúp cho:
- Luôn sử dụng được trong mọi tình huống xảy ra.
- Lưu trữ được thông tin khi có sự cố.
- Có thể gửi các báo cáo, sự cố đến cho người quản lý hay chủ khách sạn nhanh chóng và tự động.
b. Sử dụng được trên điện thoại
Sử dụng được trên điện thoại thông minh là yếu tố phải có trên một phần mềm quản lý hiện nay. Vì khi sử dụng được trên điện thoại có rất nhiều lợi ích cho bạn như sau:
- Kiểm soát công việc, quản lý khách sạn ổn định và thường xuyên dù không có mặt tại khách sạn.
- Xử lý ngay được các tình huống khẩn cấp như máy tính ngừng hoạt động hay trường hợp mất điện đột ngột.
- Giúp cho quản lý hay chủ khách sạn nắm thông tin nhanh và chính xác, không cần đợi nhân viên báo cáo lại.
c. Có phần quản lý đặt phòng trực tuyến không?
Với hiện nay là thường kỳ của online, tất cả mọi hoạt động diễn ra trên internet hàng giờ hàng ngày.
Với dịch vụ khách sạn thì những trang đặt phòng, check in trực tuyến ra đời ngày càng nhiều và khách hàng cũng sử dụng rất nhiều.
Chính vì thế, hiện nay cần tìm một phần mềm có tích hợp cả phần mềm quản lý đặt phòng trực tuyến sẽ giúp cho khách sạn nhận được nhiều khách hơn.
Đồng thời, Hạn chế đến mức tối đa tình trạng hết phòng mà không biết hoặc còn phòng mà không nắm được.
2. CÓ ĐƯỢC DÙNG THỬ HAY KHÔNG?
Dùng thử là tính năng bắt buộc bạn cần phải chú ý và cần phải sử dụng triệt để. Khi dùng thử phần mềm bạn sẽ có rất nhiều lợi ích như sau:
- Làm quen với phần mềm để biết xem phần mềm này có dễ sử dụng hay dễ dạy cho nhân viên dùng hay không.
- Biết được phần mềm sẽ hoạt động ra sao, có thích hợp với hoạt động của khách sạn hiện nay không?
- Trong quá trình sử dụng thử bạn sẽ phát hiện ra những lỗi hay những phần bạn cần mà phần mềm chưa đáp ứng được.
- Cùng lúc đó, bạn có thể cho nhân viên bạn demo thử để xem có dễ dàng sử dụng ở tất cả các bộ phận hay không?
3. CÁCH CÀI ĐẶT NHƯ THẾ NÀO?
Cách thức cài đặt của phần mềm cũng là điều đáng quan tâm, khi tham khảo thông tin bạn cần hỏi đơn vị cung cấp những thông tin sau:
- Phần mềm tự cài đặt hay cần phải có kỹ thuật bên cung cấp qua thực hiện.
- Có thể cài đặt ở bao nhiêu máy tính và app dùng cho điện thoại tải như thế nào?
- Phần mềm có tự động cấp nhật hay phải nhờ bên kỹ thuật làm.
- Có cần bộ phận riêng quản lý hay các nhân viên của các phòng có thể tự cài đặt được.
4. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ PHÒNG NHƯ THẾ NÀO?
a. Cập nhật hiện trạng phòng trên giờ thực
Phần mềm cập nhật hiện trạng phòng liên tục là rất cần thiết vì giúp cho nhân viên lễ tân dễ dàng quản lý được tình trạng phòng ngay lập tức khi có khách đến.
b. Quản lý đặt phòng
Chức năng kế tiếp chính là quản lý đặt phòng, bạn cần chú ý dễ tính nhanh gọn của phần mềm, cũng như là khả năng hiện thị đồng loạt trên màn hình khi nhân viên cần kiểm tra.
c. Dọn dẹp phòng theo yêu cầu
Bên cạnh đó, trong phòng quản lý phòng thì quản lý và phân công công việc dọn dẹp phòng định kỳ khi khách trả phòng hoặc là theo yêu cầu cũng cần thiết.
d. Quản lý nguồn điện
Quản lý nguồn điện dù là một chức năng nhỏ, nhưng tính theo tính tiện lợi thì khá cần thiết. Bạn dễ dàng biết được sự cố điện ở phòng nào và khu vực nào để khắc phục ngay, tránh tình trạng để khách hàng phản ánh gây mất uy tín khách sạn.
e. Quản lý sơ đồ khách sạn
Nhiều bạn cho rằng, chức năng quản lý sơ đồ khách sạn khá dư thừa trong phần mềm quản lý khách sạn.
Tuy nhiên, nếu có thì sẽ giúp bạn khá nhiều đấy nhé.
- Biết được nhân viên nào đang ở khu vực nào để dễ quản lý
- Khu vực nào cần vệ sinh hay gặp vấn đề gì để kịp thời báo cho bộ phận chuyên trách xử lý.
5. CHỨC NĂNG CẬP NHẬT SỐ TIỀN THEO GIỜ SỬ DỤNG
Bên cạnh hình thức ở dài hạn hay nghỉ theo đoàn thì khách sạn cũng có chức năng nghỉ theo giờ, nên khi mua bạn cũng nên chú ý phần mềm có chức năng cập nhật số tiền theo giờ sử dụng không.
Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian khách sử dụng, cũng như giúp bạn kiểm soát được cả nhân viên lễ tân một cách hiệu quả hơn.
6. GIAO DIỆN ĐƠN GIẢN, DỄ SỬ DỤNG
a. Hệ thống phân quyền
Với bất kỳ phần mềm nào cũng cần có hệ thống phân quyền rõ ràng và cụ thể, điều này giúp ích bạn rất nhiều như:
- Cấp quyền hạn cho đúng nhân viên hay đúng bộ phận. Tránh việc các bộ phận chồng chèo việc hay thông báo gửi đến các bộ phận không liên quan.
- Kiểm soát được tính bảo mật cho các chức năng chỉ dành cho cấp quản lý.
b. Dễ dàng hướng dẫn lại cho các quản lý và nhân viên sử dụng không?
Chức năng toàn diện của một phần mềm rất quan trọng, tuy nhiên việc dễ dàng sử dụng và hướng dẫn lại cho nhân viên dùng cũng quan trọng không kém.
Có những phần mềm nhân viên phải học 3 -4 ngày, đầu bù tóc rối mà cũng chưa biết cách dùng, đến khi dùng lại sai cái này đến cái kia mà không biết cách chỉnh sửa.
Kinh nghiệm là bạn nên chọn phần mềm nào dễ hướng dẫn cho nhân viên, chỉ cần học 1 ngày hay 1 buổi là có thể sử dụng thành thạo là tốt nhất.
c. Có thể kết nối đến giám đốc và quản lý khách sạn không?
Việc kết nối ngay với điện thoại hay email của giám đốc, quản lý là việc cần thiết để đảm bảo kiểm soát được công việc tốt nhất dù không có mặt ở khách sạn.
Đồng thời, cấp quản lý cũng có thể phân công hay thông báo công việc cho nhân viên một cách dễ dàng và nhanh chóng.
7. QUẢN LÝ PHA CHẾ VÀ TIẾP THỰC
Đây là một chức năng rất ít phần mềm quản lý khách sạn hiện nay có được.
Khi khách hàng có nhu cầu và đồ ăn thức uống trong khách sạn, chức năng này sẽ liên kết với bộ phận bếp hoặc pha chế để thực hiện, tạo tính chuyên nghiệp và nhanh chóng trong nghiệp vụ của khách sạn bạn rất nhiều.
Đồng thời, giúp cho bộ phận bếp dễ dàng sắp xếp công việc một cách rõ ràng và thực hiện yêu cầu cho khách nhanh chóng.
8. QUẢN LÝ HÀNG HOÁ TRONG KHÁCH SẠN
a. Quản lý các mã hàng xuất nhập
Khách sạn cũng như những cty kinh doanh khác, vẫn có phần hàng nhập và xuất. Nói thật ra, khách sạn con nhiều thứ xuất nhập hơn các công ty khác rất nhiều như bàn chải, khăn, kem đánh răng, xà bông…rất nhiều thứ cần quản lý.
Mà phần nhiều các phần mềm trên thị trường lại không có những phần này, gây khó khăn cho bộ phân kho rất nhiều.
Nhiều thứ nhỏ mà nhiều nên dễ gây nhầm lẫn hay thiếu hụt khi không được quản lý hiệu quả.
b. Có tính năng tự động báo cáo mã hàng sắp hết hay không?
Thêm một chức năng nữa mà bạn cần lưu ý với phần mềm quản lý khách sạn giữa rừng thông tin là khả năng tự động báo cáo cá mã hàng sắp hết cho quản lý hay nhân viên quản kho.
Đây là tính năng cần thiết giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian kiểm kho thường xuyên.
Đồng thời đảm bảo cho bạn kiểm soát được lượng hàng tồn dễ dàng, giúp bạn:
- Dự toán cho hàng hoá trong các tháng kế tiếp
- Kiểm soát được vật phẩm nào được sử dụng nhiều, ít hay vượt mức trong tháng.
9. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, BÁO CÁO KIỂM SOÁT
Bên cạnh đó, phần mềm có chức năng quản lý tài chính, báo cáo kiểm soát giúp cho quản lý nắm bắt nhanh chóng tài chính trong tháng.
Các loại thu chi như thế nào đều được thể hiện trên phần mềm và xuất file cứng ra bên ngoài, giúp hoạch định tài chính cho khách sạn một cách dễ dàng.
Và 1 chú ý nhỏ hãy hỏi xem phần mềm có thể xuất ra nhiều loại film khác nhau hay không, để giúp bạn dễ thống kê khi cần thiết.
10. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN
Nói đến quản lý nhân viên thì nhiều người cho biết phần mềm nên có chức năng phân quyền và quản lý từng cấp.
Phân quyền chính là tài khoản nào được vào phần nào của phần mềm mà thôi, không phải vào được tất cả các chức năng trên phần mềm.
Điều này rất quan trọng, vừa giúp nhân viên được tập trung vào đúng tính năng của bộ phận, không bị phân tán qua các công việc của bộ phận khác.
Đồng thời trưởng các bộ phận cũng dễ dàng quản lý công việc của từng nhân viên của mình hơn.
Cùng lúc đó, phần quản lý nhân viên cũng sẽ có phần cấm sửa chữa. Đây chính là giúp cho nhân viên không thay đổi được giá hay thời gian đặt phòng đã được cài đặt.
11. NÊN LỰA CHỌN GÓI THUÊ BAO HAY TRỌN GÓI
a. Gói thuê bao
Trên thị trường thường sẽ cho mua theo thuê bao từng tháng, quý hoặc năm để sử dụng. Sau thời gian đó sẽ tái ký.
Với thuê bao từng tháng thì trước mắt sẽ thấy rẻ vì tầm khoảng 1 -2 triệu/tháng thì nhìn thấy dễ chấp nhận hơn.
Tuy nhiên, vẫn có những nhược điểm như:
- Lỡ quên đóng phí thì phần mềm bị cắt và bạn mất thời gian gia hạn ảnh hưởng đến công việc của cả khách sạn.
- Không được hưởng những ưu đãi chính sách của bên cung cấp.
- Ít được hỗ trợ hơn.
b. Trọn gói
Với trọn gói bạn sẽ nhiều ưu đãi hơn và đảm bảo quá trình sử dụng liên tục và không bị cắt ngang khi hết phí.
Đồng thời, thường xuyên được cập nhật những tính năng mới nhất của phần mềm một cách nhanh chóng và tự động.
12. CÁC CHI PHÍ TÍNH NHƯ THẾ NÀO?
Phần tính phí của phần mềm là phần mà nhiều cty cũng như khách sạn khi mua dễ bị nhầm lẫn nhất như là khi những đơn vị khác báo giá cho bạn một giá tiền là 2 triệu cho 1 phần mềm.
Tuy nhiên, lại xảy ra tình trạng là sẽ có một số chức năng phải đóng thêm phí mới sử dụng được, chứ không phải bạn được toàn quyền.
Hoặc thiếu một số chức năng cần thiết cho khách sạn của bạn, mà nếu muốn có lại phải đóng thêm tiền.
Cho nên, bạn cũng cần phải hỏi kỹ tất cả tính năng đã được kích hoạt chưa hay nếu muốn các chức năng thêm thì phải thêm bao nhiêu phí nữa. Những đơn vị uy tín sẽ làm rất rõ ràng và chi tiết cho bạn hiểu, không bao giờ mập mờ.
13. TÍNH BẢO MẬT THÔNG TIN
Nói đến tính bảo mật thông tin thì điều này là bắt buộc phải có đối với một phần mềm.
Khi này bạn cần phải đọc kỹ các cam kết, thoả thuận trong hợp đồng để nắm thật vững phần bảo mật thông tin này.
Nếu cần thiết, cần có tham vấn của luật sư về phần bảo mật này.
14. CÓ DỄ DÀNG NÂNG CẤP HAY KHÔNG?
Bất cứ phần mềm nào cũng phải cần nâng cấp, sửa lỗi để hoạt động liên tục và thêm những tính năng mới nhầm phục vụ công việc tốt hơn.
Chính vì thế, bạn cần hỏi về tính nâng cấp sẽ được cập nhật tự động khi kết nối hay sẽ thông báo với bộ phận kỹ thuật.
Nếu phần mềm nào không có tính năng nâng cấp hay cải thiện thì bạn cần cẩn thận để tránh bị lỗi trong quá trình sử dụng.
15. CÓ HỖ TRỢ SAU MUA HÀNG KHÔNG
Thông thường nhiều bên cung cấp phần mềm trước khi mua thì hỗ trợ rất nhiệt tình.
Tuy nhiên, sau khi mua và sử dụng có sự cố hay những phần chưa biết sử dụng thì không tìm được hỗ trợ.
Chính thế mà khi ký hợp đồng, bạn cần yêu cầu bên cung cấp dịch vụ phần mềm cho bạn 1 kỹ thuật viên hoặc hotline để liên ngay khi cần.
16. UY TÍN CỦA THƯƠNG HIỆU SẢN PHẨM
Và điều cuối cùng là bạn cần chọn những thương hiệu sản phẩm có uy tín để cung cấp cho bạn phần mềm đảm bảo.
Hãy nhìn vào trang web của họ để đánh giá, như của SocaSoft bạn sẽ thấy một trang web vô cùng chuyên nghiệp.
Đặc biệt hơn ở Socasoft bạn hưởng được những lợi ích mà ít có công ty phần mềm nào làm được như:
- Bạn tự do chọn số lượng tài khoản sử dụng, số dịch vụ cần thiết chứ không ép buộc bạn phải mua tất cả tính năng (vì đôi lúc có những tính năng không phù hợp với dịch vụ khách sạn làm bạn phí tiền).
- Dịch vụ dùng thử miễn phí đến 20 ngày, còn những đơn vị khác chỉ cho dùng từ 7 – 15 ngày.
- Phần bảng tính toàn chi phí mỗi ngày cho bạn khi sử dụng phần mềm giúp bạn cân đối ngân sách phù hợp với quy mô khách sạn.
- Bảo mật tuyệt đối các thông tin cho bạn
- Luôn báo trước cho khách hàng thời hạn cần gia hạn, để khách hàng chủ động trong công việc.
- Socasoft giúp bạn kết nối tất cả các bộ phận để làm việc mượt mà và chính xác nhất.
Bên cạnh đó Socasoft còn có những tính năng ưu việt hơn nhất là với khách sạn, hãy gọi ngay Hotline để đăng ký dùng thử trải nghiệm 20 ngày miễn phí ngay nhé.
